Design Handoff: Como Fazer De Forma Bem Sucedida

O Design Handoff é uma das partes mais importantes em um projeto de UX. Para ilustrar, vamos imaginar uma situação:

Finalmente chegou a fase do projeto em que você, Designer, junta todos os documentos e passa para o time de desenvolvedores criarem o produto conforme você idealizou.

Mas será que é somente copiar e colar a sua pasta de documentos em um e-mail, enviá-la para o time e está tudo bem? Será que a sua responsabilidade no projeto chegou ao fim?

Claro que não!

Este repasse de informações é uma etapa crucial e que deve ser feita da forma mais colaborativa possível.

Nesse sentido, não é apenas largar as especificações no colo dos desenvolvedores, mas sim, um trabalho em conjunto. Afinal de contas, os desenvolvedores sabem o contexto das suas ideias e o que você documentou está realmente claro?

Neste artigo, abordaremos o Design Handoff, do que ele trata e como fazê-lo da melhor maneira possível, em prol da colaboração e do sucesso do projeto.

O que é Design Handoff?

No processo de desenvolvimento de um produto, é fácil imaginar as responsabilidades de cada profissional como sendo caixinhas diferentes dentro da cadeia.

Nesse sentido, há um momento dentro do fluxo onde as responsabilidades do UX/UI Design diminuem e dão lugar para o trabalho dos desenvolvedores.

Dessa forma, Design Handoff corresponde a esta etapa de "passagem de bastão". Ou seja, é o momento em que os designers precisam transferir as suas ideias para os desenvolvedores, a fim de implementar e desenvolver o produto final.

Apesar de parecer um processo simples, o Handoff deve ser feito com muito cuidado. Qualquer falha na comunicação pode ser crucial para que o desenvolvimento do produto seja impactado negativamente.

Infelizmente, é bastante comum a ocorrência de falhas no Design Handoff. Principalmente por problemas na comunicação e pela normalização do pensamento "meu trabalho acabou, agora os desenvolvedores que se virem."

No entanto, o Design Handoff não é sobre repassar o trabalho, mas sobre colaborar.

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Design Handoff é sobre colaboração

Um produto — seja ele digital ou não — só está finalizado quando é usado pelos usuários. E mesmo assim, sabemos que o processo de desenvolvimento é iterativo e aperfeiçoamentos devem ser feitos sempre que possível.

Dessa forma, é importante entender a etapa de Design Handoff não significa que o trabalho dos Designers acabou. Na verdade, eles devem continuar acompanhando o desenvolvimento do produto para garantir que os desenvolvedores interpretem corretamente o que deve ser feito.

Apesar de existirem diversos documentos de Handoff que especifiquem as ideias dos Designers, sempre há um nível de perda na comunicação. Seja porque os documentos não foram bem elaborados, seja porque os desenvolvedores os recebem sem saber sobre o contexto no qual eles foram criados ou até por complexidade técnica.

Nesse sentido, é crucial haver a colaboração entre designers e desenvolvedores para que exista a troca de informações e que a comunicação não seja prejudicada.

Principais motivos para o Handoff não dar certo

Quais são as causas de um Design Handoff mal feito? A resposta para esta pergunta é crucial para entender o que deve ser melhorado nesse processo.

Apesar de cada projeto ser bastante diferente um do outro, e os motivos das falhas do Handoff serem inúmeros, é possível identificar alguns padrões que devem ser evitados.

Má comunicação entre designers e desenvolvedores

Como visto até o momento, a comunicação e colaboração são fatores essenciais para a etapa de Design Handoff.

Dessa forma, os times de design e desenvolvedores devem trabalhar para que o fluxo de comunicação entre eles tenha o menor nível de ruído possível.

Assim, quando falamos de falhas na comunicação, os motivos não são apenas a falta de reuniões de alinhamento. Na verdade, a má comunicação possui diversos fatores como:

• a má elaboração ou falta de documentos importantes para o desenvolvimento do produto;
• falta de canais de comunicação eficientes;
• não compreender o fluxo ou as limitações de trabalho da outra equipe.

Portanto, é importante tratar cada um desses fatores para que o fluxo de comunicação entre os times seja mais eficiente. Caso contrário, a má comunicação pode proporcionar diversos problemas no Design Handoff, como:

• reuniões, feedbacks e discussões desnecessárias;
• problemas no controle de qualidade do produto desenvolvido;
• retrabalhos e perda de tempo.

Designers e desenvolvedores são diferentes

Apesar de trabalharem no mesmo fluxo de desenvolvimento de produtos, os profissionais de design e os desenvolvedores são pessoas com backgrounds diferentes.

Isso quer dizer que eles possuem habilidades, experiência, interesses e perspectivas bastante diferentes entre si.

Pelo lado da diversidade de ideias, essa multiplicidade é ótima.

No entanto, quando não entendemos a visão, o trabalho e as dificuldades do outro, podemos proporcionar uma lacuna de conhecimento enorme e que pode afetar negativamente, entre outras coisas, a etapa de Design Handoff.

Dessa forma, é importante promover a empatia entre as equipes. As necessidades e dificuldades do Designer são bem diferentes das necessidades e dificuldades dos desenvolvedores.

Ao ampliar este entendimento, conseguimos nos comunicar melhor e aperfeiçoar o nosso fluxo de trabalho.

Dica de Leitura: Preciso Ter Background Para Migrar para UX Design?

Falta de um Design System

O Design System é responsável por criar padrões para o designer e para o desenvolvedor, a fim de unificar e otimizar o trabalho dos dois profissionais.

Nesse sentido, o Design System proporciona limitações necessárias para a criatividade do Designer. Sem ele, a área de design pode acabar criando diversas inconsistências ou até mesmo ideias que não poderão ser viabilizadas através dos códigos, de forma simples e rápida.

Portanto, é importante criar um Design System para melhorar este fluxo de informações e de restrições entre os designers e os desenvolvedores. Dessa forma, você consegue aperfeiçoar também o processo de Design Handoff, uma vez que os desenvolvedores não irão receber ideias complexas ou impossíveis de serem codificadas.

Como melhorar a colaboração entre desenvolvedores e designers?

Já vimos o que é um Design Handoff e quais são as suas principais causas. É chegado o momento, então, de descrevermos como essa colaboração pode ser aperfeiçoada.

No entanto, é importante mencionar que além de entender quais são as boas práticas para executar um Design Handoff, é essencial entender alguns princípios de colaboração.

Os princípios da boa colaboração entre designers e desenvolvedores

As boas práticas são essenciais, mas nem sempre aquelas que listaremos aqui serão suficientes para atender as necessidade do seu projeto.

Dessa forma, entender a essência da colaboração vai te ajudar a encontrar novas maneiras de melhorar a comunicação e o Design Handoff do seu projeto.

1) O desenvolvedor também é seu usuário

Lembrando um pouco dos fundamentos do design centrado no usuário, temos que o Designer deve conhecer bem seu usuário final e conseguir atender suas necessidades da melhor forma possível.

Não estamos dizendo que o desenvolvedor da sua equipe seja, coincidentemente, um usuário do produto digital em desenvolvimento. E se for, melhor ainda!

Quando falamos que o desenvolvedor é também o seu usuário, queremos dizer que todos os seus outputs — ou seja, seus entregáveis — serão utilizados por ele, a fim de transformar as suas ideias em códigos reais.

Nesse sentido, é importante que você — como Designer — entenda quais são as necessidades do desenvolvedor, fazendo perguntas como:

• Como devo entregar a documentação? Com qual a frequência?
• Qual o nível de detalhe de cada documentação? Quais informações são imprescindíveis para o desenvolvedor?
• Quais as melhores formas visuais e não visuais de montar a documentação necessária para o desenvolvedor?

Com essa mentalidade, a comunicação e a elaboração dos documentos se torna bem mais produtiva, atendendo as necessidades do time de desenvolvedores.

Dica de Leitura: Documentação de Projetos: Como Criar Documentos em UX Design?

2) Seja flexível e adapte-se

Os projetos não se comportam da mesma forma, apesar de passarem pelas mesmas etapas de um mesmo processo.

Isto acontece porque cada projeto tem suas peculiaridades e, dessa forma, é importante antecipar possíveis limitações e adaptar-se a elas.

Portanto, não se limite aos mesmos tipos de documentação de Design Handoff. Aqueles que funcionaram no projeto passado podem não funcionar para este novo.

Além disso, é importante conhecer bem o time com o qual você está trabalhando. Cada indivíduo trabalha de uma forma diferente.

Enquanto há desenvolvedores que gostam de sentar ao lado do designer para resolver os problemas juntos, há aqueles que preferem trabalhar sozinhos até se depararem com um problema e, então, procuram ajuda.

Não existe um método de trabalho ideal, mas existe a flexibilização de trabalho entre projetos e entre pessoas. Entender que nem sempre tudo está ao seu controle facilita no momento de pensar nas documentações e modos de trabalho.

3) O design não termina no Handoff

Durante o processo de Design Handoff pode surgir o pensamento de que a partir deste momento os Designers não têm mais responsabilidade sobre o desenvolvimento do produto.

No entanto, este pensamento não poderia estar mais incorreto!

Com certeza, durante o desenvolvimento do produto, surgirão dúvidas e questionamentos quanto ao que foi criado pelo time de design.

Nesse sentido, novas perspectivas e necessidades de adaptação podem aparecer.

Portanto, um dos princípios básicos de colaboração é manter o compartilhamento das responsabilidades do projeto. Não é porque a documentação e especificações foram passadas ao time de desenvolvedores que as responsabilidades do Design terminaram.

O acompanhamento do projeto até seu lançamento é extremamente importante para identificar inconsistências que não foram possíveis de ser reconhecidas no começo do projeto.

Dica de Leitura: Como Usar Os Grids para Designs Responsivos?

4) Promova o alinhamento da estratégia

Embora em algumas empresas a disseminação e alinhamento da estratégia seja bem implementada, ainda há organizações em que isso não acontece em nenhum momento do projeto.

Ainda que existam desenvolvedores que tenham noção da estratégia do produto e do contexto do usuário, é importante deixar essas questões claras para o time.

Dessa forma, o entendimento dos motivos e da estratégia passa a ser compreendido também pelos desenvolvedores e, assim, cria-se maior comprometimento e identificação das ações para o alcance dos objetivos.

Os Designers são bastante conhecidos por conseguirem criar empatia com o usuário e fazer essa conexão entre as necessidades, as funcionalidades do produto e a estratégia da empresa.

No entanto, é importante entender que nem todos da empresa ou da própria equipe possuem essa capacidade de identificação. Desse modo, é papel dos designers comunicar e difundir esses contextos para que haja alinhamento entre eles e os desenvolvedores.

Boas práticas para melhorar o Design Handoff

Tendo em mente os princípios da boa colaboração, podemos pensar em algumas práticas decorrentes da aplicação destes fundamentos.

1) Envolva os desenvolvedores no processo desde cedo

Os desenvolvedores devem participar desde cedo do processo de lançamento de um produto.

Dessa forma, eles conseguem identificar o que pode ser feito e o que não pode ser feito em termos de programação e codificação.

Esse insight é bastante importante para que o Design consiga, então, criar novas soluções que atendam tanto o usuário quanto o time de desenvolvedores.

Portanto, boas maneiras de introduzir os desenvolvedores no processo são:

• inclui-los nas reuniões com os clientes/stakeholders para compreender o contexto e as necessidades;
• promover reuniões de alinhamento para entender como as ideias de design são traduzidas em códigos.

2) Falem a mesma língua

Como já mencionado, apesar dos designers e desenvolvedores trabalharem bem perto uns dos outros, seus backgrounds e habilidades são bem distintos.

Nesse sentido, é importante evitar jargões da área para que a compreensão e entendimento não sejam comprometidos.

Além disso, é importante garantir que as ideias tenham ficado claras. Não podemos esperar que todos entendam o que queremos dizer, logo de primeira.

Conforme essas ações forem acontecendo, a comunicação entre designers e desenvolvedores vai se aprimorando e o processo de Design Handoff começa a se tornar mais fluido.

Dica de Leitura: Técnicas de Brainstorming para Destravar suas Ideias

3) Utilizem canais de comunicação eficientes

Existem diversos programas e aplicativos que visam melhorar a comunicação dos times, bem como aperfeiçoar as documentações do Design Handoff.

No entanto, o problema não é possuir um canal de comunicação, mas analisar se ele é eficiente ou não. Dessa forma, utilizar diversos programas para este fim, pode não ser uma boa ideia. Você acaba criando diversos recursos e nenhum se torna um meio oficial de comunicação.

Portanto, escolha bem por onde serão feitas as reuniões, os compartilhamentos de arquivos, as conversas e torne esses canais oficiais e dedicados.

4) Crie um Design System

O Design System auxilia na padronização da comunicação entre as áreas de Design e desenvolvimento. É, portanto, uma ferramenta essencial para o Design Handoff e para o desenvolvimento do produto.

Obs: iremos tratar mais sobre Design System em um próximo artigo.

5) Junte-se ao desenvolvedor durante o desenvolvimento

Uma excelente prática não somente para o processo de Design Handoff, mas também para um Design Colaborativo é, literalmente, puxar uma cadeira e sentar-se junto com o desenvolvedor.

Esta prática chama-se Pairing e pode ser utilizada tanto durante o desenvolvimento, quanto nas etapas que o precedem.

Com o Pairing, a ideia é que o Designer acompanhe o desenvolvedor para que o auxilie, esclarecendo dúvidas, contextualizando os resultados das pesquisas e usando suas habilidades para guiar o desenvolvimento em direção a uma melhor experiência para o usuário.

6) Forneça arquivos e recursos necessários para o desenvolvedor

Para que o Design Handoff seja feito com eficiência é importante que o Designer forneça os documentos necessários para o desenvolvedor.

Nessa lógica, é essencial entender quais são os documentos que vão auxiliar a etapa de desenvolvimento: mockups, protótipos de alta fidelidade, especificações ou todas as anteriores.

Além disso, não basta apenas criar os documentos, é importante fazê-lo de uma forma organizada e que contenha apenas informações relevantes e descritas de forma clara.

Com relação à isso, podemos citar os seguintes exemplos:

Mockups

• Nomeie de forma correta e consistente os arquivos antes de passá-los para os desenvolvedores. O nome de cada arquivo deve simplesmente descrever a sua função;
• Apenas faça o Design Handoff dos arquivos necessários e finais, não há necessidade de repassar as primeiras versões que se tornaram ultrapassadas.

Dica de Leitura: O Que Você Precisa Saber Sobre Protótipos?

Interações

• Não basta apenas enviar os mockups, é preciso indicar o fluxo da jornada e como ela acontecerá. Para isso, utilize Hotspots ou crie um protótipo interativo;
• Crie protótipos com a fidelidade necessária, ou seja, não invista tempo em um modelo de alta fidelidade apenas para mostrar uma tela estática.

Copywriting

• Copywriting diz respeito à parte de conteúdo escrito da interface. Portanto, crie um documento que facilite ao desenvolvedor entender o tipo de copy e qual a situação e contexto que ela será usada;
• Como sugestão, você pode criar uma tabela contendo os nomes das telas onde será adicionada a copy e com as especificações para cada situação.

Especificações

• A sugestão é utilizar programas que automatizem a criação de especificações como Avocode, Zeplin e o Invision's Inspect. Dessa forma, você poupa tempo e garante que as informações sejam repassadas de forma clara e padronizada.

Como visto ao longo deste artigo, o Design Handoff é um processo crucial em qualquer projeto de desenvolvimento de produto. Com ele, é possível melhorar a colaboração entre as equipes de design e de desenvolvedores e garantir que não haja falhas nem inconsistências no produto final.

Com as dicas que descrevemos, esperamos que você consiga tornar o processo de Design Handoff mais produtivo e menos caótico!

Dica de leitura: Ferramentas de UX/UI Design para conhecer em 2021