Como Facilitar Workshops em Product Design?

Em Product Design é muito comum utilizar workshops para gerar ideias, encontrar soluções e até para montar protótipos mais simples.

A ideia é juntar pessoas que possam colaborar com suas visões e experiências para ajudar em um projeto de desenvolvimento de produto, por exemplo.

Mas mais importante do que participar de um workshop é saber organizá-lo e atuar como seu facilitador.

Neste artigo abordaremos as responsabilidades e passo a passo da facilitação de um workshop! Continue a leitura!

Workshops para colaboração

Com a criação e popularização de diversas metodologias e conceitos como Design Thinking, Design Sprint e, até mesmo, Lean UX e Filosofia Agile, a colaboração entre pessoas e equipes se tornou cada vez mais importante.

Principalmente quando falamos sobre Product Design, trabalhar sozinho, sem cooperação e parceria, pode custar muito para o desenvolvimento do produto.

Nesse sentido, promover workshops colaborativos é uma maneira de garantir bons resultados, trazendo ideias, visões diferentes e compartilhando os riscos do projeto.

Além disso, os workshops promovem o engajamento e a interação de toda a equipe, stakeholders e clientes; e é exatamente isso que diferencia um workshop de uma simples apresentação ou reunião.

Um workshop é um trabalho em que, obrigatoriamente, todos os participantes devem se envolver e cooperar para atingir um determinado objetivo, seja para solucionar um problema, discutir uma ideia ou desenvolver um protótipo.

No entanto, organizar um workshop não é simplesmente colocar todo mundo em uma sala e esperar a mágica acontecer. Pelo contrário, é um trabalho que deve ser organizado, planejado e para o qual é preciso conhecer algumas ferramentas e estratégias.

Portanto, uma figura muito importante para o sucesso de um workshop é o facilitador.

Facilitadores: os workshops não se organizam sozinhos

Facilitar um workshop significa ajudar o grupo a trabalhar de forma mais eficiente, promovendo uma colaboração fácil, sem atritos e agradável.

Além disso, o propósito da facilitação é guiar os participantes, ajudando-os a coletar informações, ter ideias e solucionar problemas, para atingir o objetivo do workshop.

Nesse sentido, saber facilitar um workshop é uma habilidade extremamente importante e muito desejada nos projetos e nas empresas.

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Responsabilidades dos Facilitadores de Workshops

De forma geral, as responsabilidades do facilitador baseiam-se em organizar, planejar e implementar os workshops, liderando atividades e ajudando os participantes a atingir seus objetivos.

Dessa forma, podemos listar algumas atribuições dos facilitadores, como:

• Entender quais as melhores ferramentas, exercícios e dinâmicas que se adequam aos objetivos do grupo;
• Promover a colaboração sem que haja atritos e de forma democrática, em que todas as pessoas possam participar e ter voz ativa;
• Resolver eventuais conflitos e discussões, sendo mediador imparcial;
• Ajudar o time a desenvolver ideias através de técnicas de facilitação;
• Provocar e instigar discussões e a produção de ideias.

Por sua vez, essas responsabilidades principais desencadeiam algumas habilidades importantes para o facilitador:

• Neutralidade: o facilitador deve estar livre de vieses para que os workshops não tenham resultados tendenciosos ou favorecidos;
• Controle do tempo: o facilitador deve saber controlar o tempo das atividades e entender quando uma discussão já não está mais produtiva;
• Boa biblioteca de exercícios: quanto mais dinâmicas o facilitador souber, mais flexível ele será enquanto aplicar o workshop;
• Bons conhecimentos em workshops: sem dúvida, o facilitador deve conhecer muito bem as ferramentas de workshop e os princípios da facilitação.

Outra questão muito importante de mencionar é que o trabalho do facilitador não é ajudar o grupo a solucionar seus problemas. O papel do facilitador é guiar os participantes para que eles mesmos encontrem as respostas que procuram.

Os princípios do facilitador de workshops

Os princípios são os valores que norteiam as habilidades e as responsabilidades dos facilitadores de workshops.

Nesse sentido, a Nielsen Norman Group listou o que considera os princípios mais relevantes para essa figura:

• Ouça sempre;
• Crie um ambiente convidativo;
• Saiba improvisar;
• Seja autêntico com você e com o seu conhecimento;
• Evite dar conselhos;
• Apoie discussões construtivas.

Ouça sempre

Sempre ouça o que os participantes têm a dizer. Ao mesmo tempo, saber discernir o que você está ouvindo também é bastante importante.

Crie um ambiente convidativo

O facilitador deve construir um ambiente seguro e convidativo para os participantes.

Isso quer dizer que deve haver estímulos durante a condução dos workshops, pausas, discussões e utilização de ferramentas colaborativas.

Além disso, o facilitador deve observar a linguagem corporal dos participantes e instigar a participação de todos, dos mais expansivos aos mais introspectivos.

Nesse sentido, fazer perguntas como “Alguém tem algo a acrescentar?” ou “Qual a sua opinião sobre o assunto?” ajudam e convidam as pessoas a participarem.

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Saiba improvisar

Organizar e planejar um workshop é fundamental, mas é importante entender que durante o evento podem acontecer imprevistos e o facilitador deve saber lidar com eles.

Além disso, as respostas e conclusões dos participantes não podem ser previstas. Portanto, o facilitador deve conseguir trabalhar e reagir com o que está acontecendo em tempo real.

Ser flexível é imprescindível.

Seja autêntico com você e com o seu conhecimento

Não existe um perfil ideal de facilitador. Cada pessoa é única e possui um estilo diferente de trabalhar com os workshops.

Nesse sentido, é importante que, enquanto facilitador, você seja exatamente quem você é e não tente interpretar um perfil diferente do seu.

Nessa mesma linha, seja honesto com o seu conhecimento sobre os temas envolvidos nos workshops. Você não precisa entender sobre o assunto, mas você deve saber dinâmicas e exercícios que ajudem os participantes a encontrar as melhores soluções.

O facilitador não é um especialista do conteúdo que está em discussão, mas é um especialista em processos.

Evite dar conselhos

Em linha com o princípio anterior, não cabe ao facilitador aconselhar, dar dicas ou opiniões sobre o que está sendo discutido no workshop.

O objetivo do facilitador é abrir o caminho necessário para que os participantes cheguem às suas próprias conclusões.

Por mais que o facilitador possa ter uma imagem de autoridade dentro do workshop, ele não deve interferir nas discussões.

Os aconselhamentos devem ser restritos ao processo do workshop, suas dinâmicas e atividades.

Apoie discussões construtivas

É normal, em um ambiente de trabalho, haver discussões de pontos de vistas diferentes. Afinal, as pessoas são diferentes umas das outras e essa diversidade é bastante positiva para a empresa.

Nos workshops, a discussão e a diferença de pontos de vista pode ficar mais latente por conta das atividades e da dinâmica do evento.

Ao invés de trabalhar para evitar esse tipo de conflito, o facilitador deve apoiar a discussão de ideias diferentes. Claro, sempre tendo em mãos as ferramentas necessárias para trabalhar com as discussões de forma mais produtiva.

O conflito de ideias é benéfico quando é sobre o tema e não sobre pessoas. É uma situação bastante sensível dependendo do time de participantes, mas, mesmo assim, é papel fundamental do facilitador se aprofundar nessas discussões que podem ser muito úteis para solucionar os problemas e atingir os objetivos.

Além desses princípios descritos pela NN/g, a consultora Shipra Kayan complementa com 3 outros fundamentos importantes para o facilitador de workshops:

1. Inclusão: dar as mesmas oportunidades para todos os participantes;
2. Valorização do tempo: organizar e planejar o workshop para que os participantes não saiam com o sentimento de desperdício de tempo;
3. Conclusão: um workshop bem sucedido é aquele no qual há o encontro de uma conclusão, por parte dos participantes, e o facilitador deve trabalhar para que isso sempre aconteça.

Como facilitar um Workshop?

A facilitação de workshops acontece em 3 momentos:

1. Planejamento e organização;
2. Execução;
3. Avaliação final.

1) Planejamento e organização

A facilitação começa antes do workshop em si.

O planejamento e a organização são fundamentais para o sucesso dos workshops. Dessa forma, você consegue extrair o máximo dos participantes e não precisa ficar totalmente na base do improviso.

Nesse sentido, é importante pensar na seguinte questão: Qual é o principal objetivo desse workshop?

A partir desse questionamento você pode pensar em outros pontos importantes como:

• há objetivos secundários para esse workshop?
• quantas e quais pessoas devem ser convidadas para participar?
• quem não precisa ser convidado?

Como será a experiência do seu workshop?

Outro ponto relevante enquanto você estiver planejando e organizando workshops é levar em consideração como será a experiência proporcionada.

Nesse sentido, é bastante importante que você pense em questões como:

• qual é o melhor lugar para executar o workshop?
• quanto tempo deve durar?
• quais as ferramentas mais apropriadas para atingir os objetivos?
• quais exercícios e atividades que serão realizadas?
• quais as necessidades dos participantes?
• como você vai quebrar o gelo?
• quantas pausas terão ao longo do dia?

Além disso, pense e separe os materiais que serão utilizados para realizar as atividades como:

• canetas, lápis, giz;
• lousas, papéis, quadro branco;
• post its, adesivos;
• outros materiais ou acessórios relevantes e indispensáveis para os exercícios.

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2) Execução

O momento da execução dos workshops necessita atenção nos seguintes pontos:

• tempo de cada exercício: é importante que você tenha em mãos um relógio para poder administrar o tempo;
• instigue as participações: preste atenção nos participantes mais introvertidos e os instigue a participar;
• mantenha a democracia: trate as ideias e opiniões de todos de forma igual, sem privilegiar grupos ou pessoas;
• mantenha a ordem e o respeito: não permita ofensas ou que as discussões ultrapassem o limite do respeitável;
• respeite as pausas e a disposição dos participantes: não pule as pausas e entenda que as pessoas vão ficando cansadas ao longo do workshop.

Essas questões são mais básicas e conforme você for ganhando experiência na facilitação de workshops, elas vão se tornando cada vez mais instintivas na sua condução.

Além disso, com a experiência, você vai aprendendo novas maneiras, jeitos e formas de conduzir e enfrentar situações adversas.

Nesse sentido, assim como em diversas áreas, a experiência conta bastante para a sua profissionalização. Portanto, estude sempre e treine muito!

3) Avaliação Final

Ao final do workshop é importante que você faça uma autoavaliação e também peça para que os participantes avaliem a experiência que tiveram.

Esses insights são importantes para você entender o que deve melhorar e se as expectativas foram atendidas.

Além disso, é importante entender se o objetivo principal do workshop foi atendido. Mesmo que a experiência tenha sido muito boa para todos os participantes, se o objetivo não foi alcançado, de nada valeu todo esse trabalho.

Pontos importantes para você avaliar nesse momento são:

• os participantes tiveram facilidade em realizar as atividades?
• as atividades foram eficientes e atingiram o objetivo proposto?
• os participantes tiveram uma experiência agradável em todo o workshop?
• quais atividades foram melhores e quais foram piores?
• o que pode ser melhorado para os próximos workshops?

Facilitando workshops remotos

Com a popularização do trabalho remoto — inclusive por conta da crise sanitária de 2020 — se tornou necessária a adaptação de diversos processos, e a facilitação de workshops é um deles.

Apesar de muitas etapas ainda se manterem as mesmas, como a organização e planejamento, existem outras preocupações importantes que devem ser levadas em consideração:

• tenha uma conexão de internet estável: essa questão é crucial para a fluidez do workshop;
• considere uma conexão backup: além da conexão primária do seu escritório, tenha em mãos uma conexão de backup, como o 4G do celular, por exemplo;
• ambiente adequado: escolha um ambiente bem iluminado e silencioso, evitando que algo possa atrapalhar a condução do workshop;
• acessórios adequados: headsets, câmera de vídeo e um bom microfone ajudam na comunicação com os participantes e encurtam a distância;
• softwares adequados: tenha bons programas que melhoram a interação com os participantes, possibilitando compartilhamento de tela, de arquivos, organização de grupos e etc.

Além desses pontos, se necessário, você pode considerar eleger um assistente para te ajudar localmente no ambiente de cada participante.

Isso é bastante apropriado no caso de precisar reservar uma sala localmente, ou preparar alguma atividade, organizando materiais e a logística do workshop.

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Dicas finais e boas práticas

As etapas que mencionamos acima são mais básicas para começar o processo de facilitação de workshops. No entanto, existem algumas dicas e boas práticas adicionais que valem a pena serem mencionadas.

1) Escolha bem os participantes

Apesar de uma parte do sucesso do workshop estar relacionado ao seu próprio desempenho como facilitador, existe uma questão importante que envolve a escolha dos participantes.

De maneira geral, é mais indicado que o time que participará do workshop seja multidisciplinar. Isso faz com que haja diferentes visões e experiências sobre um mesmo tema, tornando a busca por soluções muito mais rica.

Além disso, tenha em mente a quantidade de participantes. Um número reduzido de pessoas não trará a profundidade necessária para o workshop, mas um número elevado pode ser muito complicado de administrar.

Como regra geral, tente manter um número próximo de 7 participantes.

2) Distribua bem as atividades ao longo do workshop

Algumas atividades de workshop requerem mais foco e atenção do que outras. Portanto, é importante que você saiba dividir todos os exercícios e pausas ao longo do workshop para evitar cansaços e falta de energia.

Pense em realizar primeiro as atividades que exigem mais foco porque se deixá-las para o final do evento, talvez ninguém tenha mais energia suficiente para trabalhar.

Além disso, distribua bem as pausas e os coffee breaks e tenha na agenda atividades menos intensas.

Lembre-se que os participantes — e você inclusive — são seres humanos e não máquinas. O cansaço aparece e essas limitações devem ser levadas em consideração.

3) Alinhe as expectativas

Os workshops são intensos, tanto para quem facilita quanto para quem participa e isso pode criar uma frustração e uma sensação de que as coisas não estão indo muito bem.

Para reduzir esse sentimento de frustração, é importante alinhar as expectativas logo no começo do workshop.

Diga para os participantes que esse processo é intenso e bastante trabalhoso mesmo; e que em alguns momentos a sensação de que as coisas não vão funcionar é normal, mas que ao final tudo vai se encaixar.

Alinhar essas expetativas é fundamental para manter a motivação das pessoas durante todo o workshop.

Além disso, pergunte para cada um dos participantes quais são as expectativas deles com relação ao evento.

Anote em um papel cada uma dessas expectativas e elas podem te ajudar a guiar o grupo em certos momentos mais difíceis.

4) Atue como um professor

A explicação do workshop e das atividades pode parecer fácil para o facilitador, uma vez que ele já conhece todo o processo.

Mas para os participantes esse conhecimento é novo e pode ser difícil de ser assimilado da primeira vez.

Nesse sentido, explique com calma toda e qualquer atividade que será feita durante o workshop para que não haja dúvidas entre os participantes.

Não assuma que o conhecimento que você possui é comum a todos. Dessa forma, não utilize jargões ou linguagem técnica; explique tudo por completo e lembre-se de que nada é óbvio!

Deixe os participantes à vontade para retirar as dúvidas e crie um ambiente seguro para erros.

Facilitar workshops é um trabalho bastante sério e que exige muito estudo e prática. Com esse texto, esperamos que você tenha conhecimentos base para começar a facilitar workshops com eficiência.