Como Facilitar Workshops em Product Design?

Workshops são ferramentas importantes para conseguir gerar ideias e encontrar soluções. Entenda como facilitar um workshop em Product Design!
Workshops: capa de artigo

Em Product Design é muito comum utilizar workshops para gerar ideias, encontrar soluções e até para montar protótipos mais simples.

A ideia é juntar pessoas que possam colaborar com suas visões e experiências para ajudar em um projeto de desenvolvimento de produto, por exemplo.

Mas mais importante do que participar de um workshop é saber organizá-lo e atuar como seu facilitador.

Neste artigo abordaremos as responsabilidades e passo a passo da facilitação de um workshop! Continue a leitura!

Workshops para colaboração

Com a criação e popularização de diversas metodologias e conceitos como Design Thinking, Design Sprint e, até mesmo, Lean UX e Filosofia Agile, a colaboração entre pessoas e equipes se tornou cada vez mais importante.

Principalmente quando falamos sobre Product Design, trabalhar sozinho, sem cooperação e parceria, pode custar muito para o desenvolvimento do produto.

Nesse sentido, promover workshops colaborativos é uma maneira de garantir bons resultados, trazendo ideias, visões diferentes e compartilhando os riscos do projeto.

Além disso, os workshops promovem o engajamento e a interação de toda a equipe, stakeholders e clientes; e é exatamente isso que diferencia um workshop de uma simples apresentação ou reunião.

Um workshop é um trabalho em que, obrigatoriamente, todos os participantes devem se envolver e cooperar para atingir um determinado objetivo, seja para solucionar um problema, discutir uma ideia ou desenvolver um protótipo.

No entanto, organizar um workshop não é simplesmente colocar todo mundo em uma sala e esperar a mágica acontecer. Pelo contrário, é um trabalho que deve ser organizado, planejado e para o qual é preciso conhecer algumas ferramentas e estratégias.

Portanto, uma figura muito importante para o sucesso de um workshop é o facilitador.

Facilitadores: os workshops não se organizam sozinhos

workshops: ilustração lúdica de pessoas gerando ideias e trabalhando em conjunto

Facilitar um workshop significa ajudar o grupo a trabalhar de forma mais eficiente, promovendo uma colaboração fácil, sem atritos e agradável.

Além disso, o propósito da facilitação é guiar os participantes, ajudando-os a coletar informações, ter ideias e solucionar problemas, para atingir o objetivo do workshop.

Nesse sentido, saber facilitar um workshop é uma habilidade extremamente importante e muito desejada nos projetos e nas empresas.

Dica de Leitura: Lean Startup – A Revolução Na Maneira De Fazer Negócios

Responsabilidades dos Facilitadores de Workshops

De forma geral, as responsabilidades do facilitador baseiam-se em organizar, planejar e implementar os workshops, liderando atividades e ajudando os participantes a atingir seus objetivos.

Dessa forma, podemos listar algumas atribuições dos facilitadores, como:

  • Entender quais as melhores ferramentas, exercícios e dinâmicas que se adequam aos objetivos do grupo;
  • Promover a colaboração sem que haja atritos e de forma democrática, em que todas as pessoas possam participar e ter voz ativa;
  • Resolver eventuais conflitos e discussões, sendo mediador imparcial;
  • Ajudar o time a desenvolver ideias através de técnicas de facilitação;
  • Provocar e instigar discussões e a produção de ideias.

Por sua vez, essas responsabilidades principais desencadeiam algumas habilidades importantes para o facilitador:

  • Neutralidade: o facilitador deve estar livre de vieses para que os workshops não tenham resultados tendenciosos ou favorecidos;
  • Controle do tempo: o facilitador deve saber controlar o tempo das atividades e entender quando uma discussão já não está mais produtiva;
  • Boa biblioteca de exercícios: quanto mais dinâmicas o facilitador souber, mais flexível ele será enquanto aplicar o workshop;
  • Bons conhecimentos em workshops: sem dúvida, o facilitador deve conhecer muito bem as ferramentas de workshop e os princípios da facilitação.

Outra questão muito importante de mencionar é que o trabalho do facilitador não é ajudar o grupo a solucionar seus problemas. O papel do facilitador é guiar os participantes para que eles mesmos encontrem as respostas que procuram.

Os princípios do facilitador de workshops

Os princípios são os valores que norteiam as habilidades e as responsabilidades dos facilitadores de workshops.

Nesse sentido, a Nielsen Norman Group listou o que considera os princípios mais relevantes para essa figura:

  • Ouça sempre;
  • Crie um ambiente convidativo;
  • Saiba improvisar;
  • Seja autêntico com você e com o seu conhecimento;
  • Evite dar conselhos;
  • Apoie discussões construtivas.
Princípios dos facilitadores de Workshops: Ouça sempre; crie um ambiente convidativo; saiba improvisar; seja autêntico com você e com o seu conhecimento; evite dar conselhos; apoie discussões construtivas

Ouça sempre

Sempre ouça o que os participantes têm a dizer. Ao mesmo tempo, saber discernir o que você está ouvindo também é bastante importante.

Crie um ambiente convidativo

O facilitador deve construir um ambiente seguro e convidativo para os participantes.

Isso quer dizer que deve haver estímulos durante a condução dos workshops, pausas, discussões e utilização de ferramentas colaborativas.

Além disso, o facilitador deve observar a linguagem corporal dos participantes e instigar a participação de todos, dos mais expansivos aos mais introspectivos.

Nesse sentido, fazer perguntas como “Alguém tem algo a acrescentar?” ou “Qual a sua opinião sobre o assunto?” ajudam e convidam as pessoas a participarem.

Dica de Leitura: Segurança Psicológica – Confiança e Inclusão para Inovação e Eficiência

Saiba improvisar

Organizar e planejar um workshop é fundamental, mas é importante entender que durante o evento podem acontecer imprevistos e o facilitador deve saber lidar com eles.

Além disso, as respostas e conclusões dos participantes não podem ser previstas. Portanto, o facilitador deve conseguir trabalhar e reagir com o que está acontecendo em tempo real.

Ser flexível é imprescindível.

Seja autêntico com você e com o seu conhecimento

Não existe um perfil ideal de facilitador. Cada pessoa é única e possui um estilo diferente de trabalhar com os workshops.

Nesse sentido, é importante que, enquanto facilitador, você seja exatamente quem você é e não tente interpretar um perfil diferente do seu.

Nessa mesma linha, seja honesto com o seu conhecimento sobre os temas envolvidos nos workshops. Você não precisa entender sobre o assunto, mas você deve saber dinâmicas e exercícios que ajudem os participantes a encontrar as melhores soluções.

O facilitador não é um especialista do conteúdo que está em discussão, mas é um especialista em processos.

Evite dar conselhos

Em linha com o princípio anterior, não cabe ao facilitador aconselhar, dar dicas ou opiniões sobre o que está sendo discutido no workshop.

O objetivo do facilitador é abrir o caminho necessário para que os participantes cheguem às suas próprias conclusões.

Por mais que o facilitador possa ter uma imagem de autoridade dentro do workshop, ele não deve interferir nas discussões.

Os aconselhamentos devem ser restritos ao processo do workshop, suas dinâmicas e atividades.

Apoie discussões construtivas

É normal, em um ambiente de trabalho, haver discussões de pontos de vistas diferentes. Afinal, as pessoas são diferentes umas das outras e essa diversidade é bastante positiva para a empresa.

Nos workshops, a discussão e a diferença de pontos de vista pode ficar mais latente por conta das atividades e da dinâmica do evento.

Ao invés de trabalhar para evitar esse tipo de conflito, o facilitador deve apoiar a discussão de ideias diferentes. Claro, sempre tendo em mãos as ferramentas necessárias para trabalhar com as discussões de forma mais produtiva.

O conflito de ideias é benéfico quando é sobre o tema e não sobre pessoas. É uma situação bastante sensível dependendo do time de participantes, mas, mesmo assim, é papel fundamental do facilitador se aprofundar nessas discussões que podem ser muito úteis para solucionar os problemas e atingir os objetivos.

Além desses princípios descritos pela NN/g, a consultora Shipra Kayan complementa com 3 outros fundamentos importantes para o facilitador de workshops:

  1. Inclusão: dar as mesmas oportunidades para todos os participantes;
  2. Valorização do tempo: organizar e planejar o workshop para que os participantes não saiam com o sentimento de desperdício de tempo;
  3. Conclusão: um workshop bem sucedido é aquele no qual há o encontro de uma conclusão, por parte dos participantes, e o facilitador deve trabalhar para que isso sempre aconteça.

Como facilitar um Workshop?

A facilitação de workshops acontece em 3 momentos:

  1. Planejamento e organização;
  2. Execução;
  3. Avaliação final.
Como facilitar um Workshop? 1) Planejamento e organização; 2) Execução; 3) Avaliação Final

1) Planejamento e organização

A facilitação começa antes do workshop em si.

O planejamento e a organização são fundamentais para o sucesso dos workshops. Dessa forma, você consegue extrair o máximo dos participantes e não precisa ficar totalmente na base do improviso.

Nesse sentido, é importante pensar na seguinte questão: Qual é o principal objetivo desse workshop?

A partir desse questionamento você pode pensar em outros pontos importantes como:

  • há objetivos secundários para esse workshop?
  • quantas e quais pessoas devem ser convidadas para participar?
  • quem não precisa ser convidado?

Como será a experiência do seu workshop?

Outro ponto relevante enquanto você estiver planejando e organizando workshops é levar em consideração como será a experiência proporcionada.

Nesse sentido, é bastante importante que você pense em questões como:

  • qual é o melhor lugar para executar o workshop?
  • quanto tempo deve durar?
  • quais as ferramentas mais apropriadas para atingir os objetivos?
  • quais exercícios e atividades que serão realizadas?
  • quais as necessidades dos participantes?
  • como você vai quebrar o gelo?
  • quantas pausas terão ao longo do dia?

Além disso, pense e separe os materiais que serão utilizados para realizar as atividades como:

  • canetas, lápis, giz;
  • lousas, papéis, quadro branco;
  • post its, adesivos;
  • outros materiais ou acessórios relevantes e indispensáveis para os exercícios.

Dica de Leitura: Rapid Research – Acelerando Pesquisas, Resultados e Decisões

2) Execução

O momento da execução dos workshops necessita atenção nos seguintes pontos:

  • tempo de cada exercício: é importante que você tenha em mãos um relógio para poder administrar o tempo;
  • instigue as participações: preste atenção nos participantes mais introvertidos e os instigue a participar;
  • mantenha a democracia: trate as ideias e opiniões de todos de forma igual, sem privilegiar grupos ou pessoas;
  • mantenha a ordem e o respeito: não permita ofensas ou que as discussões ultrapassem o limite do respeitável;
  • respeite as pausas e a disposição dos participantes: não pule as pausas e entenda que as pessoas vão ficando cansadas ao longo do workshop.

Essas questões são mais básicas e conforme você for ganhando experiência na facilitação de workshops, elas vão se tornando cada vez mais instintivas na sua condução.

Além disso, com a experiência, você vai aprendendo novas maneiras, jeitos e formas de conduzir e enfrentar situações adversas.

Nesse sentido, assim como em diversas áreas, a experiência conta bastante para a sua profissionalização. Portanto, estude sempre e treine muito!

3) Avaliação Final

Ao final do workshop é importante que você faça uma autoavaliação e também peça para que os participantes avaliem a experiência que tiveram.

Esses insights são importantes para você entender o que deve melhorar e se as expectativas foram atendidas.

Além disso, é importante entender se o objetivo principal do workshop foi atendido. Mesmo que a experiência tenha sido muito boa para todos os participantes, se o objetivo não foi alcançado, de nada valeu todo esse trabalho.

Pontos importantes para você avaliar nesse momento são:

  • os participantes tiveram facilidade em realizar as atividades?
  • as atividades foram eficientes e atingiram o objetivo proposto?
  • os participantes tiveram uma experiência agradável em todo o workshop?
  • quais atividades foram melhores e quais foram piores?
  • o que pode ser melhorado para os próximos workshops?

Facilitando workshops remotos

Workshops remoto: ilustração lúdica de um facilitador conversando com pessoas através de interfaces digitais e de forma remota

Com a popularização do trabalho remoto — inclusive por conta da crise sanitária de 2020 — se tornou necessária a adaptação de diversos processos, e a facilitação de workshops é um deles.

Apesar de muitas etapas ainda se manterem as mesmas, como a organização e planejamento, existem outras preocupações importantes que devem ser levadas em consideração:

  • tenha uma conexão de internet estável: essa questão é crucial para a fluidez do workshop;
  • considere uma conexão backup: além da conexão primária do seu escritório, tenha em mãos uma conexão de backup, como o 4G do celular, por exemplo;
  • ambiente adequado: escolha um ambiente bem iluminado e silencioso, evitando que algo possa atrapalhar a condução do workshop;
  • acessórios adequados: headsets, câmera de vídeo e um bom microfone ajudam na comunicação com os participantes e encurtam a distância;
  • softwares adequados: tenha bons programas que melhoram a interação com os participantes, possibilitando compartilhamento de tela, de arquivos, organização de grupos e etc.

Além desses pontos, se necessário, você pode considerar eleger um assistente para te ajudar localmente no ambiente de cada participante.

Isso é bastante apropriado no caso de precisar reservar uma sala localmente, ou preparar alguma atividade, organizando materiais e a logística do workshop.

Dica de Leitura: Trabalho Remoto – Quais as Perspectivas Durante e Pós-Pandemia?

Dicas finais e boas práticas

As etapas que mencionamos acima são mais básicas para começar o processo de facilitação de workshops. No entanto, existem algumas dicas e boas práticas adicionais que valem a pena serem mencionadas.

1) Escolha bem os participantes

Apesar de uma parte do sucesso do workshop estar relacionado ao seu próprio desempenho como facilitador, existe uma questão importante que envolve a escolha dos participantes.

De maneira geral, é mais indicado que o time que participará do workshop seja multidisciplinar. Isso faz com que haja diferentes visões e experiências sobre um mesmo tema, tornando a busca por soluções muito mais rica.

Além disso, tenha em mente a quantidade de participantes. Um número reduzido de pessoas não trará a profundidade necessária para o workshop, mas um número elevado pode ser muito complicado de administrar.

Como regra geral, tente manter um número próximo de 7 participantes.

2) Distribua bem as atividades ao longo do workshop

Algumas atividades de workshop requerem mais foco e atenção do que outras. Portanto, é importante que você saiba dividir todos os exercícios e pausas ao longo do workshop para evitar cansaços e falta de energia.

Pense em realizar primeiro as atividades que exigem mais foco porque se deixá-las para o final do evento, talvez ninguém tenha mais energia suficiente para trabalhar.

Além disso, distribua bem as pausas e os coffee breaks e tenha na agenda atividades menos intensas.

Lembre-se que os participantes — e você inclusive — são seres humanos e não máquinas. O cansaço aparece e essas limitações devem ser levadas em consideração.

3) Alinhe as expectativas

Os workshops são intensos, tanto para quem facilita quanto para quem participa e isso pode criar uma frustração e uma sensação de que as coisas não estão indo muito bem.

Para reduzir esse sentimento de frustração, é importante alinhar as expectativas logo no começo do workshop.

Diga para os participantes que esse processo é intenso e bastante trabalhoso mesmo; e que em alguns momentos a sensação de que as coisas não vão funcionar é normal, mas que ao final tudo vai se encaixar.

Alinhar essas expetativas é fundamental para manter a motivação das pessoas durante todo o workshop.

Além disso, pergunte para cada um dos participantes quais são as expectativas deles com relação ao evento.

Anote em um papel cada uma dessas expectativas e elas podem te ajudar a guiar o grupo em certos momentos mais difíceis.

4) Atue como um professor

A explicação do workshop e das atividades pode parecer fácil para o facilitador, uma vez que ele já conhece todo o processo.

Mas para os participantes esse conhecimento é novo e pode ser difícil de ser assimilado da primeira vez.

Nesse sentido, explique com calma toda e qualquer atividade que será feita durante o workshop para que não haja dúvidas entre os participantes.

Não assuma que o conhecimento que você possui é comum a todos. Dessa forma, não utilize jargões ou linguagem técnica; explique tudo por completo e lembre-se de que nada é óbvio!

Deixe os participantes à vontade para retirar as dúvidas e crie um ambiente seguro para erros.

Facilitar workshops é um trabalho bastante sério e que exige muito estudo e prática. Com esse texto, esperamos que você tenha conhecimentos base para começar a facilitar workshops com eficiência.

Se você gostou desse conteúdo não se esqueça de clicar em curtir e compartilhar! Esse pequeno gesto ajuda bastante no nosso trabalho! Fique à vontade para continuar navegando aqui e, caso queira receber nossos conteúdos por email, inscreva-se na nossa newsletter!

Compartilhe
Compartilhar no facebook
Compartilhar no twitter
Compartilhar no linkedin
Compartilhar no whatsapp
Compartilhar no telegram

Cursos

Temos orgulho de ter todo mês novos alunos contratados em países como Brasil, Irlanda, Portugal, Áustria, Nova Zelândia e Canadá.
Faça parte da comunidade Aela no Telegram!
Receba nossos conteúdos e notícias em primeira mão