Se você já se preocupou em otimizar os seus processos de trabalho e aumentar a sua produtividade, ou a da sua equipe, com certeza você já ouviu esse termo: Kanban.

Mas o que realmente essa palavra significa? É um método? É complicado de utilizar? Quanto tempo demora?

Não se preocupe porque essas e outras perguntas serão respondidas ao longo desse artigo! Continue com a gente!

O que é Kanban?

Kanban é um método de gerenciamento de trabalho em que é possível visualizar todo o workflow do processo, bem como cada atividade individual que o compõe, possibilitando a identificação de gargalos e otimizando o fluxo como um todo.

Nesse sentido, o objetivo principal do Kanban é melhorar a produtividade de um processo evitando a sobrecarga ou ociosidade das equipes.

O Kanban se tornou uma ferramenta muito popular nas áreas de desenvolvimento de software, mas atualmente é utilizada por diversas empresas de diferentes mercados. O que você talvez não saiba é que esse método foi desenvolvido inicialmente para a indústria automobilística.

Uma breve história

Na década de 1940, a montadora japonesa Toyota estava perdendo em produtividade e eficiência para as suas concorrentes americanas. Essa situação fez com que Taiichi Ohno desenvolvesse o sistema Kanban, inspirado em como os supermercados gerenciavam o seu estoque e produtos nas prateleiras.

A ideia era que a produção de automóveis fosse puxada pela demanda, ou seja, os níveis de estoque estavam sempre alinhados com a necessidade da produção. Dessa forma, a comunicação acontecia da seguinte forma:

• As pessoas que trabalhavam no chão de fábrica comunicavam os níveis de estoque através de um kanban* (cartão);
• Se os estoques estivessem vazios, o kanban comunicava os depósitos para que determinada peça fosse reposta;
• O depósito por sua vez repassava a necessidade aos fornecedores que alimentavam os estoques com os materiais necessários.

Esse processo de produção otimizada deu origem ao método que conhecemos hoje como fabricação Just-In-Time.

* kanban é uma palavra de origem japonesa que significa "cartaz" ou "quadro visual". Quando nos referimos à palavra, a grafia da primeira letra fica em minúscula (kanban). Quando nos referimos à metodologia, a grafia da primeira letra fica em maiúscula (Kanban).

Taiichi Ohno criou o método Kanban para o processo industrial, mas foi o americano David J. Anderson que fez a sua adaptação para as áreas de desenvolvimento de software e lançou o livro Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso Para Seu Negócio de Tecnologia.

Atualmente, o Kanban é utilizado de forma abrangente para otimizar os fluxos de trabalho e melhorar a produtividade das equipes de diversos mercados, áreas e tipos de empresa.

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Como utilizar o Kanban?

Como veremos mais adiante, o Kanban é um método que não precisa de adaptações para começar a ser utilizado.

Dessa forma, você pode começar a usar o Kanban praticamente de forma instantânea, dependendo de qual for o tamanho da sua equipe.

Tendo o aspecto visual como uma de suas características, a primeira coisa que devemos entender sobre o Kanban é que ele é, necessariamente, um quadro.

Acima, o exemplo do quadro Kanban mais simples que pode ser utilizado. Cada coluna indica o status de cada atividade:

• A fazer: é o backlog de atividades, ou seja, são as tarefas que ainda não foram iniciadas;
• Fazendo: são efetivamente as tarefas que estão sendo realizadas naquele momento;
• Feito: são todas as atividades que foram concluídas.

A partir desse exemplo, podemos explicar os demais elementos que existem em um quadro Kanban. David J. Anderson lista os 5 elementos fundamentais do Kanban:

1) Elementos visuais

Em um quadro Kanban a primeira coisa que pode saltar aos olhos são os elementos visuais, como cartões, post it's, papéis coloridos, adesivos, etc.

Cada elemento visual corresponde a, geralmente, uma atividade dentro do fluxo de trabalho como um todo.

Além da questão representativa, os elementos visuais permitem a fácil identificação do status das atividades, e se há algum gargalo ou oportunidade de melhoria que possa ser rapidamente resolvido.

2) Colunas

As colunas são outra característica presente e fundamental nos quadros Kanban.

No exemplo acima, observamos 3 colunas, mas dependendo da área ou do tipo de processo, pode haver mais (e geralmente há).

Cada coluna pode representar um status específico (como o do exemplo), uma área da empresa ou uma atividade também. As colunas juntas formam um fluxo de trabalho (workflow) no qual os cards vão avançando por elas, da esquerda para a direita, até que as tarefas estejam finalizadas.

Esse fluxo é a alma do método Kanban. No exemplo acima, quando uma atividade sai do status "A Fazer" e passar para o "Fazendo", visualmente, quem quer que olhe para o quadro sabe o que está sendo feito e o que ainda está na fila. Da mesma forma, quando a atividade é finalizada, fica claro para todo mundo que o processo daquela tarefa chegou ao fim.

3) Limite do WIP (Work-In-Progress)

O limite do WIP funciona mais como uma prática do que um elemento do quadro Kanban em si; e nós a abordaremos com detalhes mais adiante no texto.

Mas, de maneira geral, limitar o Work-In-Progress significa estabelecer um limite de cartões para cada coluna com o intuito de não sobrecarregar o trabalho das pessoas envolvidas no processo.

4) Ponto de comprometimento

Anderson chama de ponto de comprometimento (commitment point) uma coluna destinada ao backlog de ideias, atividades e tarefas.

No caso do exemplo no começo dessa seção, o ponto de comprometimento é a coluna "A Fazer".

A ideia é que as tarefas colocadas nessa coluna sejam puxadas para o fluxo assim que a tarefa anterior estiver finalizada. O comprometimento acontece porque esse movimento é proativo, os próprios membros da equipe puxam a tarefa sem precisar que alguém (superior) as enderece.

5) Ponto de entrega

Ponto de entrega é a coluna destinada à alocação das tarefas finalizadas, no caso do nosso exemplo, a coluna "Feito" representa esse elemento.

Determinar quando uma tarefa está finalizada é importante para poder estimar qual foi o seu lead time (tempo em que a tarefa demorou para ser entregue) e também para criar uma sensação de "trabalho feito" para a equipe, criando certa motivação e bem-estar.

Levando em consideração esses elementos, você tem o necessário para construir e começar um quadro Kanban inicial. Como falamos, os quadros Kanban variam de acordo com a área, processo e empresa.

O ideal é começar com algo simples e, conforme a equipe for se acostumando com o método, ela própria vai sugerindo melhorias e a inclusão de novas colunas para otimizar o processo.

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Quadro Kanban digital e físico

A característica principal do Kanban é a construção de uma representação visual do fluxo de trabalho, em forma de um quadro com colunas.

Vale ressaltar que o quadro pode ser tanto físico quanto digital.

No passado, era comum construir os quadros em lousas, flipcharts ou até mesmo em paredes brancas. Na verdade, talvez essa prática ainda se mantenha em algumas empresas ou equipes.

Mas, conforme a popularização do Kanban e da tecnologia, hoje existem programas que proporcionam quadros virtuais para as equipes, como o Trello, por exemplo.

As vantagens do quadro digital são as facilidades em adicionar colunas, tarefas e a possibilidade de trabalhar com times remotos, o que com um quadro físico fica praticamente impossível.

Exemplos de quadros Kanban

O exemplo que citamos mais acima é bem simples, contendo apenas 3 colunas.

No entanto os quadros podem ser adaptados para qualquer área processo, independente da área ou mercado de atuação da empresa. A ferramenta Trello dá alguns exemplos de quadros Kanban, como:

Publicação de artigos ou conteúdos

Planejamento de projetos

Fluxo de vendas

Planejamento de viagem

O interessante é que o Kanban funciona para gerenciar praticamente qualquer processo, até mesmo para a sua vida pessoal.

Os princípios e práticas do Kanban

O Kanban tem como base 4 princípios fundamentais:

1. Comece com o que você está fazendo agora;
2. Concorde em buscar mudanças incrementais;
3. Inicialmente, respeite os papéis e responsabilidades;
4. Encoraje a liderança em todos os níveis hierárquicos.

1) Comece com o que você está fazendo agora

Para começar a utilizar o Kanban no seu fluxo de trabalho você não precisa efetuar nenhuma mudança ou adaptação. É simplesmente começar a utilizar.

Isso é possível porque esse método é simples e flexível, podendo ser implementado instantaneamente em qualquer área ou empresa, sem que haja impactos nas estruturas ou na cultura da organização.

Com o passar do tempo, o Kanban vai mostrando aonde estão os gargalos do processo e, dessa forma, é possível resolver os problemas e melhorar a produtividade das esquipes.

2) Concorde em buscar mudanças incrementais

A ideia do Kanban não é promover mudanças radicais e disruptivas da noite para o dia. Tanto que a sua implementação é praticamente instantânea por não promover atritos iniciais.

Com o passar do tempo, os problemas de produtividade vão sendo identificados e, dessa forma, a equipe pode propor pequenas mudanças incrementais e evolutivas para melhorar o processo.

Esse processo de mudança pouco a pouco reduz os medos e as incerteza das pessoas e começa a encorajar pequenas ideias e oportunidades de melhoria.

3) Inicialmente, respeite os papéis e responsabilidades

Novamente, por ser um método de pouco atrito e que não busca promover mudanças bruscas de uma hora para outra, o Kanban não proporciona mudanças de papéis e responsabilidades, inicialmente.

A ideia é sempre ter o menor impacto possível, de começo, para que depois, quando os problemas forem aparecendo, a equipe conseguir efetuar as mudanças necessárias.

Se um desses problemas identificados estiver relacionado aos papéis e responsabilidades, então eles devem ser revistos e aprimorados. Caso contrário, não há por que efetuar qualquer alteração nas funções.

4) Encoraje a liderança em todos os níveis hierárquicos

O último princípio do Kanban compartilha a ideia de que a liderança não é uma habilidade exclusiva aos níveis hierárquicos mais altos da empresa.

Todo indivíduo pode — e deve — propor ideias e mostrar espírito de liderança com o intuito de promover as melhorias contínuas do processo de trabalho.

Esse princípio é fundamental para identificar e promover mudanças e adaptações dos fluxos ao mesmo tempo que incentiva o entrosamento e engajamento das equipes.

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Os 4 princípios acima dão origem a 6 práticas centrais para implementar o Kanban:

1. Visualizar o fluxo de trabalho;
2. Limitar o WIP (Work-In-Progress);
3. Gerenciar o fluxo;
4. Criar políticas dos processos;
5. Implementar ciclos de feedback;
6. Melhorar de forma colaborativa, evoluir de forma experimental.

1) Visualizar o fluxo de trabalho

Lembre-se de que o Kanban é uma ferramenta visual. Portanto, a primeira prática para implementá-lo é conseguir visualizar todo o fluxo de trabalho em um quadro, seja físico ou digital.

Visualizando o fluxo de trabalho, fica fácil observar o processo, as atividades e as responsabilidades do time envolvido.

Como regra, a visualização do fluxo no Kanban é feita a partir de um quadro, com colunas e cartões que representam as atividades, como mostrado no começo desse artigo.

2) Limitar o WIP (Work-In-Progress)

O Work-In-Progress diz respeito ao trabalho/ atividades que estão sendo realizadas no momento. Dessa forma, limitar o WIP significa estabelecer um número de atividades que não sobrecarreguem as equipes ou os indivíduos.

O Kanban funciona encorajando as equipes a finalizarem uma atividade antes de começarem outra. O sistema faz com que as pessoas "puxem" as atividades e não que o trabalho seja empurrado para elas.

Essa prática, de limitação de WIP, além de ajudar as pessoas a ter foco faz com que se tenha uma visão sobre as limitações e gargalos de todo o processo.

3) Gerenciar o fluxo

A terceira prática é uma consequência das duas primeiras. Após construir o fluxo de forma visual e limitar o WIP, é possível fazer sua gestão entendendo quais os tempos de trabalho de cada estágio e atividade.

A partir disso, fica fácil começar a prever o tempo de cada processo e atividade e, dessa forma, é possível criar metas mais realistas.

Gerenciar o fluxo é entender o que está acontecendo e fazer as mudanças necessárias para otimizar o trabalho de todos, prezando pelas entregas e compromissos com os objetivos do time ou da empresa.

4) Criar políticas dos processos

A partir do momento em que há a visualização e gestão do fluxo de trabalho, começa a fazer sentido a construção de políticas que vão guiar esses processos e atividades.

A ideia da criação de políticas é estabelecer um guia de regras e práticas para que todas as pessoas saibam o que deve ser feito e como deve ser feito.

Além disso, as políticas são formas de comunicação para novas pessoas no time entenderem como o fluxo de trabalho funciona. Portanto, é fundamental que as políticas estejam acessíveis e que todos tenham o conhecimento de sua existência, para consultas e até mesmo atualizações.

Informações comuns nas políticas de processo incluem, checklists, SLAs (Service Level Agreement), descrição das atividades e quais os cargos envolvidos em cada uma delas.

5) Implementar ciclos de feedback

Os feedbacks são essenciais dentro de qualquer processo ou sistema e garantem que o trabalho está sendo feito da melhor forma e que será entregue no menor tempo possível.

O Kanban, por conta da sua característica visual, permite a implementação de feedbacks de diversos tipos, como:

• revisão final das atividades antes da entrega final;
• comunicação sobre dificuldades durante o processo;
• comunicação sobre oportunidades de melhoria;
• conversas de alinhamento para remover gargalos do processo.

A questão primordial do feedback é que ele seja um processo de comunicação e alinhamento constante para que qualquer erro ou atrito seja eliminado o mais rápido possível.

6) Melhorar de forma colaborativa, evoluir de forma experimental

O Kanban é um método que permite identificar ineficiências do processo e promove uma implementação fácil e gradual de mudanças incrementais.

Com a visualização do fluxo de trabalho e uma boa gestão, é possível testar mudanças sem que haja grandes impactos no processo como um todo.

Nesse sentido, podemos dizer que o Kanban promove, de certa forma, o pensamento científico, onde se estabelece uma hipótese — frente à uma pergunta — e é possível testar a possibilidades de solução de forma controlada.

Um dos grandes trunfos do Kanban é justamente promover essa evolução constante e de forma colaborativa, onde todas as pessoas podem dar ideias e se sintam engajadas em melhorar cada vez mais o seus processos.

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Quais as vantagens do método Kanban?

Descrevendo os princípios e práticas do Kanban já dá para ter uma ideia das vantagens de adotar esse método nos processos e fluxos de trabalho.

Nesse sentido, listando as principais vantagens do Kanban, temos:

Otimização e melhoria do processo de trabalho: por conta da característica visual, o Kanban permite que sejam identificados os pontos de melhoria nos processos, fazendo com que o fluxo seja otimizado e a produtividade aumente.

Redução de custos: a redução de custos com o Kanban acontece em vários níveis, seja na melhor gestão de materiais e estoque (como acontecia na Toyota), ou na redução de erros e gargalos que podem atrasar as entregas para os clientes finais

Além disso, a otimização do trabalho promove a melhor utilização do tempo de cada pessoa da equipe, reduzindo a sobrecarga e possíveis custos com hora extra e até com a saúde física e mental dos colaboradores.

Melhoria na comunicação da equipe: as práticas de ciclos de feedback constantes incentivam uma comunicação mais eficiente e frequente entre as pessoas e as equipes.

Por sua vez, a comunicação é importante para identificar dificuldades, gargalos ou desconfortos ao longo do fluxo de trabalho e das atividades.

Priorização de tarefas: por conta da limitação do WIP e pela visualização do processo como um todo, o Kanban permite a fácil identificação das tarefas e atividades prioritárias no momento.

Essa questão é importante para não sobrecarregar as pessoas e para atender as demandas em seu prazo correto, sem que haja prejuízos.

Kanban em ambientes ágeis

Dadas as suas características, vantagens e facilidade de implementação, o Kanban é uma metodologia bastante utilizada em ambientes baseados na filosofia ágil.

A filosofia ágil, de forma bem sucinta, é um conjunto de ideias e princípios que têm como objetivo otimizar o fluxo de desenvolvimento de produtos, proporcionando melhores práticas e ciclos iterativos para rápidas evoluções e melhorias.

Portanto, a metodologia Kanban se encaixa perfeitamente em ambientes ágeis por conta da sua dinâmica, fácil uso e mapeamento de gargalos e atritos do processo.

Kanban vs. Scrum

Apesar de ser bastante comum em ambientes ágeis, o Kanban não é a única ferramenta presente nesses sistemas.

O Scrum também é uma metodologia frequentemente utilizada juntamente com os princípios Agile.

As duas metodologias são diferentes, mas podem causar alguma confusão para quem está começando a utilizá-las. Portanto, vamos colocar aqui as principais diferenças entre esses métodos.

Kanban: é utilizado para visualizar o fluxo de trabalho, entender onde estão os gargalos, propor melhorias e otimizar o processo como um todo. A utilização do Kanban não se limita a um projeto ou tempo determinado, sendo uma ferramenta de uso contínuo e constante.

Além disso o Kanban é fácil de implementar e não necessita mudanças de papéis ou responsabilidades, tampouco adaptações preliminares.

Scrum: é utilizado em projetos de desenvolvimento de produtos e seu uso não é contínuo, funcionando em sprints que podem durar até 4 semanas.

Além disso, existem preparativos iniciais que devem ser levados em consideração antes de começar a utilizar o Scrum. É importante definir papéis e responsabilidades, bem como explicar como que o método funciona para todos os participantes.

Portanto, o Kanban e o Scrum são métodos que se complementam dentro de um ambiente ágil. Você não precisa ter de escolher entre um e outro, mesmo porque, seus objetivos são bem diferentes.