DesignOps e a Gestão das Operações do Design

A função de DesignOps vem se fortalecendo e se mostrando cada vez mais importante para melhorar a produtividade e os processos do time de design. Confira neste artigo o que é DesignOps e como implementá-lo!
Capa de artigo sobre DesignOps

O conceito de DesignOps surgiu para resolver este tipo de situação:

Você, como Designer, já sentiu alguma vez que estava se preocupando muito mais com outros processos, burocracias e atividades do que com o próprio design em si?

Essa situação pode ser bastante comum dependendo do tamanho do time, da empresa e da maturidade em design envolvida.

A questão é que deixar de lado a sua função essencial pode trazer diversos problemas para o projeto, resultados da empresa e até para a sua própria motivação pessoal.

Neste artigo, mostraremos o que é o DesignOps e como ele pode ajudar o time de design ser mais produtivo.

Deixa o Designer se preocupar com Design

Pode parecer bem óbvio dizer que o designer precisa se preocupar com o design, ou com os processos e metodologias que envolvem o design de um produto ou serviço.

Afinal de contas, se estudamos para ser designers, é normal pensar que trabalharemos apenas com as atividades que englobam esse tema.

No entanto, nem sempre o designer vai se ocupar exclusivamente com o trabalho de design. Dependendo do tamanho da empresa, é comum que mais de uma pessoa tenha funções acumuladas e acabe desempenhando diversos papéis.

Quando falamos em startups, por exemplo, essa situação é bastante comum. Por conta da estrutura reduzida, um designer pode ter que administrar os orçamentos do projeto, contratar ferramentas, pessoas e, claro, desenvolver o design do produto.

Em estruturas de empresas menores, essa dinâmica em que todo mundo faz tudo pode funcionar bem e, em alguns casos, é mais eficiente. O problema começa a aparecer quando o tamanho da empresa começa a aumentar e a escala das entregas e projetos também cresce.

Nesses casos, se o designer tiver que se preocupar com tudo o que é alheio ao design, além do próprio trabalho, a produtividade vai ser impactada e haverá sobrecarga de atividades e atrasos nos projetos, para dizer o mínimo.

Nesse sentido, para dar suporte à área de design, existe um conceito chamado DesignOps, ou Design Operations.

O que é DesignOps?

O DesignOps é uma área – ou pessoa — responsável por administrar e otimizar todo o processo de design.

Nesse sentido, o DesignOps analisa as ferramentas, os processos, as necessidades das pessoas e trabalha para minimizar qualquer atrito que possa haver entre esses elementos e o time design.

Com isso, o DesignOps permite que os designers tenham mais espaço para ampliar e escalar o valor do design dentro da empresa, garantindo um ambiente seguro e eficiente para o processo criativo.

Segundo Dave Malouf, um dos cunhadores do termo, DesignOps é:

tudo aquilo que dá suporte ao trabalho, métodos e processos [do design].

Portanto, o DesignOps surgiu como uma forma de reconectar o trabalho do designer com o design em si, em um mundo cada vez mais dominado por processos ágeis.

Dica de Leitura: Agile – A Filosofia Que Fará Você Muito Mais Eficiente

Operações e tudo o que está envolvido com isso

Antes de entender como o DesignOps funciona, é importante alinhar o conceito de operações e o que ele contempla.

De maneira geral, operações é tudo aquilo que dá suporte para que alguém — ou uma área — consiga desempenhar sua função da melhor maneira possível.

Se pensarmos na profissão de artista plástico, por exemplo, cujo trabalho envolve essencialmente a criação de quadros para expor e vender, a parte de operações seria responsável por garantir:

  • ferramentas: pincéis, tintas, telas;
  • infraestrutura: o espaço/ ateliê, bem como o lugar de exposição;
  • workflow: após finalizados, para onde devem ir os quadros?
  • pessoas: quais profissionais precisam ser contratados para melhorar os processos? Seguranças, assistentes, contadores?
  • governança: como o artista recebe o pagamento, como que o processo de vendas, faturamento, contas a receber e a pagar funcionam?

Com o exemplo acima conseguimos entender como as operações impactam os processos e o trabalho de praticamente qualquer profissão.

Trazendo para a área de UX e Design, podemos substituir os pincéis e tintas por softwares e programas; o ateliê pelo computador e mesa; e assim por diante.

Adicionalmente, as operações administram todos esses elementos, sem perder de vista a cultura da organização. Ou seja, como os valores e princípios da empresa permeiam a administração dos seus recursos?

DesignOps: Gráfico demonstrando as operações de Design - Processos, métodos e trabalho. Envolvendo pessoas, governança e ferramentas.
Operações | Fonte: DesignOps Handbook

Como o DesignOps funciona?

Compreendendo o que uma área de operações contempla, fica mais fácil entender como que o DesignOps funciona.

Segundo Dave Malouf, o DesignOps trabalha sob a ótica de 3 grandes áreas, que possuem pontos de intersecção entre si:

  • Negócios (Business);
  • Pessoas (People);
  • Processos (Workflow).
3 áreas sob o olhar do DesignOps: Negócios, Pessoas e Processos
3 áreas sob o olhar do DesignOps | Baseado na imagem original em Design Handbook

Negócios – Business Operations

O olhar de operações sob a ótica de negócios diz respeito às questões financeiras, jurídicas e de capital político, para fornecer ao time de design os recursos básicos para seu funcionamento.

O capital político é importante ser ressaltado porque a evangelização do design é essencial dentro de qualquer empresa. Se a alta administração entende a importância do design, fica mais fácil requisitar e argumentar por maiores orçamentos, estruturas, e outros recursos.

Dica de Leitura: Como Identificar a Maturidade Em UX Design Das Empresas?

Pessoas – People Operations

A preocupação com as pessoas é importante para qualquer área de qualquer empresa. Afinal de contas, sem pessoas, não há negócios.

Portanto, o DesignOps também deve contemplar um olhar sobre as pessoas que compõem o time de design da empresa.

Nesse sentido, é fundamental que se tenha em mente questões como:

  • desenvolvimento de carreira;
  • recrutamento e seleção;
  • treinamento e desenvolvimento;
  • feedbacks;
  • processos de onboarding e offboarding.

Voltando ao início do artigo quando dissemos que devemos deixar que o designer se preocupe com design, a parte de people operations deixa isso bastante claro.

Já imaginou você, além de ter que se preocupar com as entregas do projeto de design, ter que administrar as contratações, o plano de carreira e os treinamentos da sua equipe?

Nem abordando o fato dessa não ser a sua área de atuação, a sobrecarga de trabalho tornaria praticamente impossível desempenhar essas funções com excelência.

Processos – Workflow Operations

O olhar de operações para processos se preocupam com todo o fluxo de trabalho do time de design.

Como funcionam os Design Systems, Handoffs, templates de documentação e a comunicação entre as pessoas do próprio time?

Essa visão engloba tudo o que suporta os projetos de design, desde as ferramentas, infraestrutura e metodologias.

Sob esses olhares, o DesignOps proporciona a gestão dos recursos necessários para que o time de design desempenhe suas funções de maneira mais eficiente, agregando cada vez mais valor em seus projetos.

Quais os benefícios do DesignOps?

Com a implementação de uma área de DesignOps podemos esperar os seguintes benefícios para o time de design:

  • aumento da produtividade e eficiência;
  • participação em temas mais estratégicos;
  • automatização de processos;
  • aumento da confiança por outras áreas da empresa;
  • possibilidade de promover os valores do bom design para a empresa.

Quando o DesignOps é implementado, uma série de automações e melhoria de processos são realizados; e com isso a área de design fica mais livre e robusta para participar e ganhar espaço como peça estratégica da empresa.

Talvez a somatória de todos esses benefícios ainda culmine no desenvolvimento da área de design, transformando-a numa equipe mais madura e responsável por grandes mudanças na empresa e nos negócios.

Quando implementar o DesignOps?

Imagem ilustrativa de uma pessoa pensando em quando implementar o DesignOps

Nem sempre é possível — ou até mesmo necessário — começar do zero com uma área de DesignOps.

Se a empresa ainda está pequena, por exemplo, talvez não faça muito sentido, em um primeiro momento, investir nas operações de design.

No entanto, os objetivos de qualquer empresa englobam seu crescimento e aumento da sua capacidade. Quando isso começa a acontecer, fica difícil manter a mesma estrutura administrando processos cada vez maiores e complexos.

Collin Whitehead, DesignOps da Dropbox, enumera 3 grandes cenários que podem indicar o começo da necessidade de implementação de uma área de DesignOps.

O trabalho generalista já não é mais viável

Conforme a empresa for aumentando de tamanho e ganhando maturidade, o papel do profissional generalista, o famoso “faz tudo”, começa a se tornar inviável.

Com o aumento da escala dos negócios, os profissionais e as áreas precisam começar a se especializar cada vez mais, investindo o seu tempo útil no trabalho que realmente lhes correspondem. No caso do design, a preocupação deve ser totalmente em cima dos projetos de desenvolvimento de produtos, serviços e demais interfaces.

Quando o trabalho generalista, sem especialização, começar a ser inviável, talvez seja a hora de implementar o DesignOps na organização.

Nessa situação, o DesignOps se ocupa de todo o trabalho que não diz respeito ao design e permite que a área consiga focar e se especializar cada vez mais, inclusive, abrindo oportunidades para profissionais como UX Researchers, UX Writers, ilustradores e Motion Designers.

Dica de Leitura: UX Design – Quais As Possibilidades De Atuação Na Área?

O trabalho não está mais em sincronia

Com mais áreas e mais pessoas envolvidas nos processos da empresa como um todo, fica cada mais difícil manter o trabalho em sincronia, atender os prazos e estabelecer uma comunicação eficiente.

Nessa situação, o DesignOps consegue otimizar os processos e melhorar as ferramentas de trabalho e de comunicação da equipe, fazendo com que haja mais rapidez, sincronia, foco e eficiência do time.

A saúde mental do time está sendo afetada

O processo criativo e de desenvolvimento no qual o time de design está inserido pode criar algumas situações adversas se os fluxos de trabalho não estiverem bem definidos.

Se a equipe está sobrecarregada, há reflexos visíveis na saúde física e mental das pessoas.

Nesse sentido, a implementação do DesignOps ajuda a desafogar essa carga de trabalho, redesenhando os processos e cuidando dos pontos de pressão que há neles.

Uma questão simples, mas que faz bastante diferença dentro do fluxo de trabalho, é ter claro quem é o responsável por aprovar um projeto. Dessa forma, o time de design consegue montar a apresentação e se preparar de acordo com o público.

Imagina um cenário no qual o designer não sabe que vai apresentar o projeto para o CEO da empresa, e monta uma apresentação simples e superficial, sem os pontos de interesse desse executivo. Na certa o feedback será negativo.

É claro que o DesignOps não consegue sanar todos os problemas que envolvem a saúde mental do time de design, mas ele ajuda a melhorar algumas questões que podem ajudar nessa questão.

Outros pequenos sinais

Existem outros sinais que podem indicar a necessidade de um DesignOps, como:

  • o time de design não participa de discussões estratégicas;
  • os designers são acionados apenas para pequenos trabalhos e não para grandes projetos;
  • a velocidade da entrega é a única taxa de sucesso atrelada ao time de design;
  • não há ferramentas e processos definidos para que o time de design faça o seu trabalho da melhor forma possível;
  • as informações não são compartilhadas de forma eficaz;
  • alta taxa de turnover.

Se você identificar esses sinais e sentir que não é algo passageiro, mas sim corriqueiro, talvez seja a hora de pensar em implementar o DesignOps no trabalho.

Como implementar DesignOps?

Uma vez que a necessidade de implementação do DesignOps for identificada, como proceder?

Segundo a Nielsen Norman Group, podemos estabelecer 3 grandes passos para implementar o DesignOps:

Passos para Implementar o Design Operations: Pesquisa o problema, definir objetivos e priorizar as ações
  1. Pesquisar o problema;
  2. Definir os objetivos do DesignOps;
  3. Priorizar e efetuar as ações.

1) Pesquisar o problema

Antes de traçar objetivos e implementar iniciativas, a estruturação do DesignOps deve começar como qualquer outro projeto de design: pesquisando o problema.

Nesse sentido, é importante coletar dados e observações para poder identificar quais são os desafios e onde estão os gargalos e dores de cada processo que envolve o time de design.

Para isso, entreviste todas as pessoas que estão envolvidas, designers, researchers, desenvolvedores, etc.,

Escutar e reunir os feedbacks desses profissionais é essencial para entender quais são os problemas que precisam ser resolvidos.

Levante questões sobre:

  • satisfação com o trabalho e processos;
  • percepção de produtividade e carga de trabalho;
  • tempo para realizar as tarefas;
  • percepção sobre adequação das responsabilidades.

Em seguida, mapeie e documente os processos de design, quais as ferramentas utilizadas, como funcional os workflows, os prazos e tempo de cada atividade.

Crie métricas para medir a eficiência de cada etapa do processo. Mais pra frente, essas medidas podem ser utilizadas como argumento para justificar a exclusão ou a permanência de atividades no processo.

Dica de Leitura: Entrevista Com Usuários em UX Design – Saiba Como Preparar e Conduzir

2) Definir os objetivos do DesignOps

Com a pesquisa e os resultados em mãos, é possível definir qual será o foco do DesignOps e quais serão os seus objetivos.

Nesse sentido, identifique quais são as maiores necessidades e dores que existem nos processos mapeados e alinhe com as percepções dos membros das equipes.

Com isso, o DesignOps terá condições de desenvolver e implementar as iniciativas necessárias para solucionar os problemas identificados.

Além disso, nessa etapa é importante apresentar a pesquisa e a proposta de implementação do DesignOps para que possam ser aprovados pelos executivos e stakeholders.

É importante comunicar a importância dessa implementação para garantir os recursos necessários para tal. Vender esse projeto pode ser um dos grandes desafios da implementação do DesignOps.

3) Priorizar e efetuar as ações

Com o projeto aprovado, chegou o momento de priorizar e implementar as iniciativas que otimizarão os processos de design.

Nessa etapa, é fundamental identificar quais as ações são prioritárias e definir um cronograma para cada implementação.

Também é importante criar maneiras de medir o sucesso das iniciativas para poder apresentar os resultados para os stakeholders e áreas envolvidas.

Exemplos de iniciativas

  • criar processos e fluxos de projetos;
  • criar rotina de reuniões com os gestores do time para alinhar atividades e prioridades;
  • desenvolver dashboard de status dos projetos em andamento;
  • efetuar reuniões com finanças para discutir orçamento da área de design;
  • propor padronização de ferramentas e softwares de trabalho;
  • desenvolver plano de onboarding para novos designers;
  • promover eventos de team building;
  • promover oportunidades de treinamento e educação.

Modelos de DesignOps

Existem dois tipos de DesignOps que podem ser implementados:

  1. Suporte às operações;
  2. Suporte aos projetos.

O modelo de suporte às operações trabalha com os processos da área de design como um todo e seu impacto é mais relevante e transformador.

Esse modelo de DesignOps vai redefinir os processos, desenvolver o time, organizar o orçamento e padronizar as ferramentas.

O modelo de suporte aos projetos implementa o DesignOps em cada projeto de design que surgir na organização.

Nesse modelo, a função do DesignOps é otimizar os processos e fluxos, definir papéis e responsabilidades, otimizar as documentações e handoff para que o projeto seja desenvolvido da maneira mais eficiente possível.

Componentes do DesignOps

Para agilizar e otimizar os fluxos e trabalhos da área de design, o DesignOps deve se concentrar no trabalho de 4 componentes:

Componentes do DesignOps: Processos, Gestão de time, ferramentas e cultura
  1. Processo de Design;
  2. Gestão do time;
  3. Ferramentas;
  4. Cultura.

1) Processo de Design

O foco nos processos de Design faz com que o DesignOps revise e avalie o fluxo de ponta a ponta; da fase de pesquisa e descoberta, até o handoff e aprovações com os stakeholders.

Portanto, em primeiro lugar, o DesignOps deve mapear e entender como o processo funciona atualmente:

  • converse com as pessoas envolvidas e desenhe o processo por inteiro;
  • identifique os possíveis pontos de dor e gargalo;
  • defina métricas que avaliem o sucesso de cada estágio do processo;
  • retire as etapas desnecessárias;
  • otimize as etapas fundamentais.

O processo de Design deve conter o mínimo de atrito dos designers com as atividades de suporte e de operações.

O objetivo do DesignOps é limpar o processo e deixar o ambiente livre para os designers criarem e se preocuparem exclusivamente com suas atividades essenciais.

2) Gestão do time

O DesignOps deve focar em melhorar e se envolver em atividades de gestão de time como:

  • orçamento: administrar os custos do time com folha de pagamento, treinamento e desenvolvimento;
  • recursos humanos: administrar a quantidade de profissionais necessários no time e participar dos processos de seleção.

Dessa forma, o DesignOps retira os trabalhos administrativos-burocráticos do time de design, puxando para si tais responsabilidades.

Dica de Leitura: Por Que Times Balanceados São Importantes em UX Design?

3) Ferramentas

Outra área foco que o DesignOps deve trabalhar são as ferramentas de design.

Nesse sentido, o DesignOps deve garantir que as ferramentas necessárias para o trabalho estejam disponíveis e que todos do time estejam familiarizados com elas.

É importante ressaltar que as ferramentas não se limitam aos softwares e programas, mas também aos próprios computadores, mesas e cadeiras apropriadas para o trabalho.

4) Cultura

O componente relativo à cultura é o mais intangível dos 4 que listamos; e isso não o faz menos importante, muito pelo contrário.

A cultura está intimamente ligada com os valores, princípios e missão, do time e da empresa. Portanto, trabalhar com a cultura é reforçar esses elementos para que o ambiente do time seja o melhor possível e para que as pessoas se sintam felizes.

Mais importante do que trabalhar a cultura do time, é disseminar a cultura do design para os demais níveis e departamentos da empresa.

Nesse sentido, um dos trabalhos mais importantes do DesignOps é liderar essa evangelização do design — no caso da empresa ainda não ter a maturidade adequada no tema.

Qual o perfil ideal para se trabalhar com DesignOps?

Cada empresa e time de design possuem necessidades diferentes e, com isso, o objetivo do DesignOps vai variar de projeto para projeto e de lugar para lugar.

No entanto, independente das diferentes situações, há um certo perfil mais propenso a lidar melhor como DesignOps.

Nesse sentido, a pessoa — ou o time — deve ter:

  • capacidade de construir relações entre o time de design e as demais áreas, garantindo o entendimento total de todos os processos, e dos objetivos da empresa;
  • habilidades em gestão de projeto, no que envolva prazos, orçamento, pessoas e metodologias específicas;
  • empatia e ser aberto para ouvir e entender as necessidades do time;
  • calma e conseguir trabalhar como agente de mudanças, em qualquer tipo de ambiente, sejam mais calmos ou com mais pressão.

É importante salientar que o DesignOps não precisa necessariamente ter a formação em Design, contudo, é essencial que ele saiba muito bem os processos de design e como eles acontecem.

Com esse texto, esperamos que tenha ficado clara a importância do DesignOps e como essa figura pode ajudar muito os times de design a desempenhar melhor o seu trabalho.

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